Comment fixer un rendez-vous avec un usager dans un parcours?

Ce guide décrit comment fixer un rendez-vous pour soi-même (référent) avec un usager dans le contexte d’un parcours d’accompagnement.

Entrer dans le menu RENDEZ_VOUS

Cliquez sur le menu RENDEZ-VOUS à droite lorsque vous êtes dans l’univers parcours de l’usager.

Choisir une option de création

Si vous souhaitez fixer un RDV dans votre agenda, cliquez sur créer pour le référent

Sélectionner les parties concernées

Ajoutez l’usager concerné, les tiers et toutes autres personnes concernées par le Rendez-vous.

Choisir le lieu du rendez-vous

Confirm or select the location for the exchange by interacting with the ‘Localisation de l’échange’ field, which currently shows ‘Gembloux (Implantations)’.

Afficher l’agenda

Deux options d’affichage existent: montrer l’agenda CHILL du référent (et donc ses plages de disponibilités indiquées dans son profil) et montrer l’agenda pro du référent (Outlook ou autre). A savoir que cet agenda s’affichera uniquement si la synchronisation avec CHILL a été effectuée dans les deux sens.

Planifier un rendez-vous

Si l’heure et le lieu vous conviennent, cliquez sur la plage horaire pour réserver la plage horaire. La case s’affichera dès lors en bleu foncé avec le texte “rendez-vous fixé”. Attention, il n’est actuellement pas possibile de modifier l’heure du rendez-vous. Si vous souhaitez modifier l’heure, il faudra repasser par le profil de l’utilisateur concerné.

Envoyer un SMS à l’usager

Il est possible de configurer l’envoi d’un SMS à l’usager concerné par le rendez-vous. Le SMS sera envoyé 48h avant le rendez-vous avec le lieu et l’heure du rendez-vous.

Finaliser la création du rendez-vous

Finalisez la création du rendez-vous en cliquant soit sur créer ou sur “créer et ajouter un document”. En choisissant cette option, vous pourrez ajouter un document au rendez-vous. Il est possible d’ajouter plusieurs documents à un rendez-vous. Il est également possible de rajouter le document après sa création.

Visualiser le rendez-vous créé dans le parcours de l’usager

Une fois le RDV créé, il s’affichera en accédant au menu rendez-vous dans le parcours de l’usager. Plusieurs actions sont possibles à cette étape: ajouter un document, transformer le rdv en échange, éditer le rendez-vous, l’annuler ou le supprimer (voir le manuel s’y rapportant).

Visualiser le rendez-vous crée dans le profil de l’utilisateur

Pour visualiser tous ses rendez-vous créés, il suffit d’aller dans son profil utilisateur, section mes rendez-vous. Le nom de l’usager s’affichera dans l’agenda CHILL. Il est possible d’accéder au rendez-vous dans le parcours et de le modifier en cliquant dessus.

Visualiser le rendez-vous dans les résultats de recherche

Les rendez-vous pris avec l’usager sont visibles en-dessous du parcours sous le titre ‘prochains rendez-vous’