Voici une liste de questions les plus souvent posées sur CHILL.
Oui. Chill respecte pleinement le principe de Privacy by Design, tel que défini par le RGPD.
Cela signifie que la protection des données personnelles est prise en compte dès la conception de l’application, et à chaque étape de son évolution. Nos équipes de développement intègrent systématiquement les questions de sécurité et de confidentialité dès le début de chaque projet.
Voici quelques exemples concrets de cette démarche :
Le mot de passe doit contenir au moins 9 caractères, incluant :
Tous les autres caractères sont également autorisés. Il est possible d’en augmenter la complexité si besoin.
La double authentification est disponible pour les entreprises qui disposent d’un serveur d’identité en SAMLv2.
Dans le courant 2026, elle sera généralisée et obligatoire à partir de notre propre serveur d’identité.
Oui, les consultations de dossiers sont tracées dans des journaux d’accès et stockés pendant un an. Un développement est en cours pour rendre cet historique accessible depuis l’interface d’administration.
La traçabilité détaillée des actions par utilisateur (« qui fait quoi » dans les dossiers) n’est pas encore disponible, mais peut faire l’objet d’un développement spécifique.
Oui. Depuis l’interface d’administration, il est possible de créer des profils avec des droits personnalisés, en combinant :
L’administrateur fonctionnel configure les droits d’accès par action (créer un échange, modifier un document, etc.) selon les profils.
Le logiciel permet la collecte de données personnelles relatives à :
Ces données sont définies, collectées et gérées par nos clients selon leurs propres politiques internes.
Champs-Libres ne s’occupe que de l’hébergement, sans accéder aux données à l’exception de celles-ci:
Toutes les autres données exploitées par Champs-Libres sont anonymisées, pseudonymisées, ou non personnelles (ex. : nombre d’emails envoyés, volume de stockage, nombre d’utilisateurs actifs…).
Champs-Libres ne traite pas les données personnelles des usagers à d’autres fins que le stockage sécurisé pour le compte du client.
Les données ne sont utilisées que pour la gestion de l’hébergement et la facturation.
Concernant les données personnelles des usagers, nos clients sont seuls responsables du traitement. Champs-Libres n’y accède pas.
Concernant les données liées à la gestion de l’hébergement :
Données des usagers : la durée de conservation est paramétrable par chaque client. Un module spécifique permettant de configurer cette durée sera disponible courant 2025.
Numéros de téléphone pour les SMS : conservés pendant un an après facturation.
La base de données est hébergée sur un réseau interne privé, au sein de l’infrastructure OVH.
Les accès serveurs sont limités aux administrateurs système, et uniquement via authentification par clé privée/publique.
Champs-Libres applique une politique de sécurité interne obligatoire pour tous les collaborateurs.
Des sauvegardes chiffrées sont effectuées au minimum trois fois par jour et stockées dans dans un data center distant.
Cette procédure doit être mise en place par le client. En effet, Champs-Libres n’a pas accès aux données des usagers et n’est donc pas en mesure de répondre directement à leurs demandes (droit d’accès, rectification, etc.).
En cas de demande (par exemple, obtenir la liste des SMS envoyés à un numéro), l’utilisateur doit s’adresser au client, qui peut ensuite nous solliciter si besoin. En l’absence de réponse de la part du client, l’utilisateur pourra nous contacter directement.
Oui.
Une procédure interne de gestion des incidents est en place. Elle impose de :
Cacher : Certains champs peuvent être masqués.
Ajouter : Oui, voir question suivante
Renommer : dans certains cas, il est possible de renommer des champs. Cela n’est pas disponible avec notre offre standard; des coûts de maintenance supplémentaires doivent être facturés.
Oui, deux options sont possibles selon vos besoins :
Ajout de champs personnalisés
Il est possible, via l’interface d’administration, de configurer des champs supplémentaires dans les profils d’usagers (le terme utilisé par Chill).
Cette méthode est rapide et accessible, mais ces champs ne sont pas exploitables pour les statistiques ou la génération de documents.
Développement d’un module dédié
Pour un besoin plus avancé (statistiques, génération automatique de documents, règles métier…), un module spécifique peut être développé, entièrement adapté à votre activité.
Cette option offre plus de possibilités mais nécessite un investissement en développement et en maintenance.
Brouillon : parcours en attente de validation.
En file active : parcours validé, en cours de suivi.
Hors file active : plus aucune intervention depuis 6 mois.
Pré-archivé : aucune intervention depuis plus de 2 ans.
Clôturé : parcours terminé.
Oui. Dans chaque parcours, il est possible d’ajouter :
Ces éléments sont modifiables via l’interface d’administration et peuvent être exportés à des fins statistiques.
Oui. Le logiciel permet :
Oui, mais une accompagnement au changement est recommandé pour assurer le succès du déploiement. Nous proposons :
Oui. Les utilisateurs peuvent échanger via :
Oui, c’est possible. Une analyse technique est nécessaire pour définir :
Oui. Le logiciel dispose de :
Il est possible d’enregistrer et partager des exports personnalisés pour faciliter l’usage collectif.
Oui :
Pour les grosses structures : mise à disposition d’un outil de gestion de tickets + chef de projet dédié.
Pour les structures plus petites : un gestionnaire de compte est attribué, sans exclusivité.
Le support est disponible par email et téléphone aux horaires de bureau (9h-17h, du lundi au vendredi).