Hier vindt u een lijst met de vragen die het vaakst over CHILL worden gesteld.
Ja. Chill leeft het principe van Privacy by Design, zoals gedefinieerd in de AVG, volledig na.
Dat betekent dat de bescherming van persoonsgegevens al bij het ontwerp van de toepassing wordt meegenomen, en bij elke stap van de verdere ontwikkeling. Onze ontwikkelteams nemen veiligheids- en vertrouwelijkheidsvraagstukken systematisch mee vanaf de start van elk project.
Enkele concrete voorbeelden van die aanpak:
Het wachtwoord moet minstens 9 tekens bevatten, waaronder:
Alle andere tekens zijn eveneens toegelaten. De complexiteit kan indien nodig worden verhoogd.
Tweefactorauthenticatie is beschikbaar voor organisaties die over een identiteitsserver in SAMLv2 beschikken.
In de loop van 2026 wordt ze veralgemeend en verplicht via onze eigen identiteitsserver.
Ja, raadplegingen van dossiers worden bijgehouden in toegangslogboeken en één jaar bewaard. Er wordt gewerkt aan een ontwikkeling om die geschiedenis toegankelijk te maken vanuit de beheersinterface.
De gedetailleerde traceerbaarheid van de acties per gebruiker (“wie doet wat” in de dossiers) is nog niet beschikbaar, maar kan het voorwerp uitmaken van een specifieke ontwikkeling.
Ja. Vanuit de beheersinterface kunt u profielen met aangepaste rechten aanmaken, door een combinatie te maken van:
De functionele beheerder stelt de toegangsrechten per actie in (een contact aanmaken, een document wijzigen enz.) volgens de profielen.
De software maakt het mogelijk om persoonsgegevens te verzamelen over:
Die gegevens worden door onze klanten bepaald, verzameld en beheerd volgens hun eigen interne beleid.
Champs-Libres staat enkel in voor de hosting en heeft geen toegang tot de gegevens, met uitzondering van:
Alle andere gegevens die Champs-Libres verwerkt, zijn geanonimiseerd, gepseudonimiseerd of niet-persoonsgebonden (bv. aantal verzonden e-mails, opslagvolume, aantal actieve gebruikers enz.).
Champs-Libres verwerkt de persoonsgegevens van de cliënten niet voor andere doeleinden dan de beveiligde opslag voor rekening van de klant.
De gegevens worden enkel gebruikt voor het beheer van de hosting en voor de facturatie.
Wat de persoonsgegevens van de cliënten betreft, zijn onze klanten als enige verwerkingsverantwoordelijke. Champs-Libres heeft er geen toegang toe.
Wat de gegevens over het beheer van de hosting betreft:
Gegevens van de cliënten: de bewaartermijn is instelbaar door elke klant. Een specifieke module om die termijn te configureren wordt in de loop van 2025 beschikbaar.
Telefoonnummers voor de sms’en: één jaar bewaard na facturatie.
De databank wordt gehost op een privé intern netwerk, binnen de infrastructuur van OVH.
De toegang tot de servers is beperkt tot de systeembeheerders, en verloopt uitsluitend via authenticatie met een privé-/publieke sleutel.
Champs-Libres past een intern veiligheidsbeleid toe dat verplicht is voor alle medewerkers.
Er worden minstens drie keer per dag versleutelde back-ups gemaakt, die in een extern datacenter worden bewaard.
Die procedure moet door de klant worden uitgewerkt. Champs-Libres heeft immers geen toegang tot de gegevens van de cliënten en kan dus niet rechtstreeks op hun vragen antwoorden (recht op inzage, verbetering enz.).
Bij een vraag (bijvoorbeeld de lijst opvragen van de sms’en die naar een nummer zijn gestuurd) moet de gebruiker zich tot de klant richten, die zich vervolgens indien nodig tot ons kan wenden. Blijft een antwoord van de klant uit, dan kan de gebruiker ons rechtstreeks contacteren.
Ja.
Er is een interne procedure voor incidentbeheer. Die verplicht ons om:
Verbergen: bepaalde velden kunnen worden verborgen.
Toevoegen: ja, zie de volgende vraag.
Hernoemen: in bepaalde gevallen kunnen velden worden hernoemd. Dat is niet beschikbaar in ons standaardaanbod; er moeten bijkomende onderhoudskosten worden aangerekend.
Ja, er zijn twee mogelijkheden naargelang uw noden:
Aangepaste velden toevoegen
Via de beheersinterface kunt u bijkomende velden instellen in de cliëntprofielen (de term die Chill gebruikt).
Deze methode is snel en toegankelijk, maar die velden kunnen niet worden gebruikt voor statistieken of voor het genereren van documenten.
Een specifieke module ontwikkelen
Voor een meer geavanceerde behoefte (statistieken, automatisch genereren van documenten, bedrijfsregels enz.) kan er een specifieke module worden ontwikkeld, volledig afgestemd op uw werking.
Deze optie biedt meer mogelijkheden, maar vraagt een investering in ontwikkeling en onderhoud.
Ontwerp: traject dat op validatie wacht.
In actieve opvolging: gevalideerd traject dat momenteel wordt opgevolgd.
Buiten actieve opvolging: geen tussenkomst meer sinds 6 maanden.
Voorgearchiveerd: geen tussenkomst sinds meer dan 2 jaar.
Afgesloten: traject beëindigd.
Ja. In elk traject kunt u het volgende toevoegen:
Die elementen zijn aanpasbaar via de beheersinterface en kunnen worden geëxporteerd voor statistische doeleinden.
Ja. Met de software kunt u:
Ja, maar veranderingsbegeleiding is aan te raden om een geslaagde uitrol te verzekeren. Wij bieden:
Ja. Gebruikers kunnen communiceren via:
Ja, dat kan. Er is een technische analyse nodig om het volgende te bepalen:
Ja. De software beschikt over:
U kunt aangepaste exports opslaan en delen om het collectieve gebruik te vergemakkelijken.
Ja:
Voor grote organisaties: een ticketbeheertool wordt ter beschikking gesteld, samen met een toegewijde projectleider.
Voor kleinere organisaties: er wordt een accountmanager toegewezen, zonder exclusiviteit.
De ondersteuning is beschikbaar via e-mail en telefoon tijdens de kantooruren (9-17 uur, van maandag tot vrijdag).